紙とデジタルの情報を、会社の資産へ
文書を減らすだけではなく、
「探せる・使える・守れる」仕組みへ
文書管理に関するコンサルティング
文書管理の目的整理から、分類、保存、検索、電子化、外部保管、廃棄、文書管理システムの選定、運用定着まで一貫して支援します。
文書管理について相談するDOCUMENT MANAGEMENT ISSUES
このような文書管理の課題はありませんか
● 必要な書類がどこにあるのか、担当者に聞かないと分からない
● 紙文書と電子データが混在し、同じ情報を重複して保管している
● ファイル名やフォルダー構成が、担当者ごとに異なっている
● 保存期間を過ぎた書類が、判断できないまま保管されている
● 電子化したが、必要なデータを検索できず活用されていない
● 文書管理システムを導入したが、運用ルールが定着していない
● 機密文書や個人情報を、適切に管理できているか不安がある
● 書庫や事務所の保管スペースが不足している
OUR APPROACH
文書管理は「捨てること」や
「電子化すること」だけではありません
文書管理を見直す際、最初に「紙を減らす」「すべて電子化する」「システムを導入する」といった手段から検討してしまうことがあります。
しかし、大切なのは、何のために文書管理を見直すのかを明確にすることです。検索時間を短縮したいのか、保管場所を削減したいのか、情報漏えいを防ぎたいのか、業務を標準化したいのかによって、必要な対策は異なります。
イメージプロセスは、文書の作成・利用・保存・廃棄というライフサイクル全体を確認し、予算、期間、業務内容に合わせた現実的な文書管理の仕組みをご提案します。
文書管理で実現する3つの価値
01 FIND
必要な情報を探せる
分類、ファイル名、索引、保管場所を整理し、必要な文書へ速やかにたどり着ける状態を作ります。
02 USE
組織で情報を使える
担当者だけが分かる管理から、必要な人が同じルールで情報を共有・活用できる管理へ変更します。
03 PROTECT
重要な情報を守れる
保存期間、アクセス範囲、持出し、廃棄などのルールを整理し、情報管理上のリスクを減らします。
CONSULTING SERVICE
イメージプロセスの支援内容
STEP 1
目的・課題の整理
経営者、管理部門、実務担当者へのヒアリングを通じて、文書管理を見直す目的と現在の問題を整理します。
STEP 2
文書の現状調査
紙文書、電子データ、書庫、キャビネット、共有フォルダー、文書管理システムなどの保管・利用状況を確認します。
STEP 3
分類・保存・廃棄ルールの設計
文書の分類、保存期間、保管場所、ファイル名、アクセス範囲、廃棄方法など、組織で使用する基本ルールを整理します。
STEP 4
改善計画・運用方法の策定
電子化、外部保管、廃棄、保管場所の再配置、システム活用などから、目的・予算・期間に合った改善計画を作成します。
STEP 5
導入・運用定着支援
実際の文書整理、電子化、保管、廃棄、システム導入などを支援し、運用開始後もルールが定着しているか確認します。
SUPPORT MENU
具体的な支援メニュー
必要な支援を組み合わせ、企業の状況に合わせてご提案します。
文書量、種類、保管場所、利用頻度、検索方法、管理責任などを確認します。
文書分類、ファイル名、フォルダー構成、索引項目などの統一ルールを整備します。
文書の重要度、利用状況、法令・契約上の要件などを確認し、保存と廃棄の基準を整理します。
対象文書、画像品質、検索項目、ファイル形式、検査方法などを設計し、電子化の実施を支援します。
セキュリティ、入出庫方法、検索性、費用などを比較し、外部保管先の選定と移行を支援します。
廃棄対象を確認し、溶解処理など、文書の機密性に応じた適切な廃棄方法を検討します。
必要な機能、利用人数、検索方法、権限、既存環境、予算などを整理し、システム選定と導入を支援します。
文書の作成、承認、保存、利用、改訂、廃棄までの管理ルールと役割を明確にします。
PROFESSIONAL SUPPORT
文書情報管理の専門知識に基づく支援
イメージプロセスでは、文書情報管理士上級の資格を有する担当者が、文書管理の目的整理、現状調査、電子化仕様、運用ルール、システム選定などを支援します。
紙を電子データへ変換するだけではなく、電子化した情報を検索・共有・活用し、必要な期間にわたって適切に管理できる仕組みづくりを重視しています。
PROFESSIONAL ARTICLE
文書管理に関する執筆実績
朝日新聞社「ツギノジダイ」掲載
溶解処理は今や主流
シュレッダーとの違いや業者選びの注意点を解説
執筆：桐村武宏（株式会社イメージプロセス代表取締役）
掲載日：2023年5月4日
機密書類を廃棄する際の溶解処理について、シュレッダーとの違い、メリットと注意点、処理業者を選定する際の確認事項などを解説しています。
掲載記事を読む※外部サイト「ツギノジダイ」が別画面で開きます。
OUR STRENGTHS
イメージプロセスの文書管理支援の特徴
電子化や廃棄を先に決めず、文書管理によって実現したい成果から検討します。
紙文書、共有フォルダー、電子データ、文書管理システムを一体として確認します。
特定の電子化方法、保管会社、廃棄方法、システムありきではなく、条件を比較して検討します。
ルールやシステムを作って終わらず、実際の業務で継続して使えるかを確認します。
EXPECTED BENEFITS
導入によって期待できること
● 必要な文書を探す時間の短縮
● 紙文書・電子データの重複保管の削減
● 書庫、キャビネット、事務所スペースの有効活用
● 特定の担当者に依存しない情報共有
● 保存期間を過ぎた不要文書の適切な廃棄
● 機密文書・個人情報の管理方法の明確化
● 文書管理ルールの標準化と業務効率の向上
※効果は、対象文書、現在の管理状況、支援範囲および運用状況によって異なります。
RECOMMENDED FOR
このような企業・組織に適しています
● 文書管理を見直したいが、何から着手すればよいか分からない
● オフィス移転、改装、書庫削減を予定している
● 紙文書の電子化を検討している
● 共有フォルダーや電子データが整理されていない
● 文書管理システムの新規導入・見直しを検討している
● 個人情報、機密情報、契約書類などの管理方法を見直したい
● 文書管理規程や運用ルールを整備したい
FLOW
ご相談から支援開始までの流れ
STEP 1 お問い合わせ
現在の文書管理に関する課題やご希望をお知らせください。
STEP 2 初回ヒアリング
対象文書、保管場所、現在の運用、改善目的などを確認します。
STEP 3 現状確認・支援方針のご提案
必要に応じて現地を確認し、優先的に取り組む課題と支援方法をご提案します。
STEP 4 お見積り・ご契約
対象範囲、支援内容、期間、作業量などに基づいてお見積りします。
STEP 5 支援開始
現状調査、改善計画、ルール設計、実施、運用確認を進めます。
PLAN & PRICE
支援プランと料金
6か月・週1回・全24回を基本として、社内の実施体制と必要な支援の深さに応じて2つのプランをご用意しています。
両プランの共通条件
支援期間：6か月 ／ 支援回数：週1回×24回 ／ 1回の標準時間：9:00～18:00 ／ 訪問時の交通費：別途
STANDARD PLAN
スタンダードプラン
1,500,000円 （税別）
社内の担当者が主体となって文書管理を見直し、イメージプロセスが設計・助言・レビューを行うプランです。
このような企業に適しています
● 対象部門や対象拠点が比較的限定されている
● 社内担当者が文書の棚卸しや資料作成を進められる
● 専門家の助言を受けながら、自社主体で仕組みを整えたい
主な支援内容
● 現状調査方法と課題整理の支援
● 分類・命名・保管・検索ルールの設計支援
● 保存期間・廃棄・機密区分・権限の検討支援
● お客様が作成した規程案・台帳案への助言・レビュー
● 試行結果の確認と運用定着に向けた助言
PREMIUM PLAN
プレミアムプラン
2,000,000円 （税別）
複数部門への詳しい確認、資料の共同作成、試行、修正、経営報告まで、イメージプロセスがより深く伴走するプランです。
このような企業に適しています
● 複数部門・複数拠点を対象に見直したい
● 社内担当者だけでは調査や資料作成の時間を確保しにくい
● 過去にルールやシステムを導入したが定着しなかった
スタンダードに追加される主な支援
● 複数部門へのヒアリングと実文書サンプルの確認
● 分類表・権限表・改善計画等の共同作成
● 対象部門での試行、課題分析、ルール修正
● 模擬点検と運用状況の確認
● 経営層への結果報告と定着・引継ぎ計画の作成
2つのプランの違い
スタンダード：お客様が主体となって調査・資料作成・社内調整を行い、イメージプロセスが設計・助言・レビューを行います。
プレミアム：スタンダードの内容に加え、訪問日以外の詳細分析、複数部門の確認、資料の共同作成、試行・是正、模擬点検、経営報告まで実施します。訪問回数は同じですが、支援範囲と訪問外の作業量が異なります。
全24回の標準的な進め方
文書管理を見直す目的、対象部門・拠点・文書、推進体制、現状調査の方法を整理します。
書庫、キャビネット、共有フォルダー、文書管理システム等を確認し、課題と優先順位を整理します。
必要な文書へ速やかにたどり着き、適切な人が利用できる管理方法を検討します。
保存期間の考え方、廃棄承認、機密区分、個人情報、管理責任者等を整理します。
対象部門で新しいルールを試し、実際の業務で確認された課題を修正します。
運用を継続するための教育、点検方法、残課題、今後の改善計画を整理します。
※実施順序と内容は、対象範囲、現在の管理状況、社内体制等に応じて調整します。
規程・台帳のファイル納品について
スタンダードおよびプレミアムには、規程・台帳を整備するための設計支援、助言、レビューを含みます。
イメージプロセスが作成した文書管理規程ドラフト（Word）および文書管理台帳テンプレート（Excel）のファイル納品は、プラン料金には含まれず、別途オプションとなります。
オプション
50,000円／回（税別）
契約時に合意した24回を超える支援を行います。交通費、休日・時間外対応は別途お見積りします。
80,000円～（税別）
標準版1規程をWord形式で作成します。事前ヒアリング1回、会社情報等の基本反映、初稿提出後の修正1回を含みます。法令調査、詳細手順書、リーガルチェック等は含みません。
50,000円～（税別）
入力ガイド、台帳、選択肢マスタ、記入例を含むExcelファイルを提供します。プルダウン、保存期限計算、入力確認、期限管理機能を備えています。既存データ入力、移行、システム連携等は含みません。
70,000円～（税別）
標準3.5時間。文書管理の基本、分類・台帳登録、保存・機密・廃棄を学び、ケース演習を行います。
120,000円～（税別）
標準6時間（昼休憩を除く）。半日研修の内容に加え、自社課題の分析、ルール設計、情報セキュリティ、運用定着、改善計画の演習を行います。
※研修は標準教材・20名までを基本とします。個社教材、20名を超える開催、複数回開催、録画配布、試験・個別採点等は別途お見積りします。
料金に関する注意事項
● 記載金額は標準価格です。対象文書の種類・量、部門・拠点数、支援範囲、成果物等を確認したうえで正式にお見積りします。
● システム開発、データ移行、文書の全量入力、スキャン、廃棄搬出、認証審査対応等は別途お見積りします。
● 法定保存期間、税務・労務・法律その他の専門的判断は、必要に応じて各分野の専門家へご確認いただきます。
● 土日祝日および18:00以降の対応は、事前協議のうえ別途お見積りします。
組織の仕組みづくり・人材育成も支援します
文書管理に加え、営業活動の仕組みづくりや、次世代幹部への判断基準・業務ノウハウの継承も支援しています。
CONTACT
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「何から整理すればよいか分からない」「電子化すべき文書を判断できない」という段階でも構いません。現在の状況を確認し、優先的に取り組む内容を整理します。
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